E-Rechnungspflicht 2027: Alle Fristen im Überblick — und was sie für B2B-Händler wirklich bedeuten

Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € E-Rechnungen auch ausstellen — ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Papier und einfache PDF-Rechnungen sind damit im B2B endgültig passé.

Die Fristen im Detail

Die Regelungen beruhen auf dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG). Das ist der komplette Fahrplan:

Drei Details, die in der Praxis häufig überlesen werden:

Die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Vorjahresumsatz. Entscheidend ist also dein Umsatz 2026, nicht der aktuelle. Wer 2026 gut läuft, ist im Januar 2027 sofort dabei — das trifft mehr Mittelständler, als die „Großunternehmen zuerst"-Formulierung vermuten lässt.

Die Übergangsfrist bis Ende 2027 gilt nur für die Ausstellung. Der Empfang strukturierter E-Rechnungen war nie aufgeschoben. Wer heute eine XRechnung bekommt und nur PDF-Workflows hat, handelt bereits jetzt außerhalb der Regelung.

Kleine Unternehmen sind nicht ausgenommen. Sie haben lediglich bis Ende 2027 länger für die Ausstellung Zeit. Ab 2028 gelten die Pflichten ausnahmslos.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung nach der Norm EN 16931. In Deutschland gibt es zwei Formate:

• ZUGFeRD — PDF mit eingebetteten XML-Daten (Hybrid: menschenlesbar + maschinenlesbar)
• XRechnung — reine XML-Datei, Standard vor allem für die öffentliche Verwaltung und große Unternehmen

Die Unterschiede beider Formate im Detail — welche für wen Pflicht ist und warum es keine Konkurrenten sind — haben wir in ZUGFeRD vs. XRechnung aufgeschlüsselt.

Was keine E-Rechnung ist: ein einfaches PDF, ein Scan, eine E-Mail mit Rechnungsanhang. Auch eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen nicht — sie enthält keine strukturierten Daten.

Was bedeutet das für deinen B2B-Vertrieb?

Für die meisten Unternehmen läuft die Rechnungsstellung über ERP oder Buchhaltung — DATEV, Lexware oder ähnliche Systeme lösen das E-Rechnungsthema weitgehend von sich aus. Wer bereits digital rechnet, ist bei der Umstellung der Ausstellung gut aufgestellt.

Aber die E-Rechnungspflicht hat eine Konsequenz, die über die Buchhaltung hinausgeht: Sie setzt strukturierte Daten voraus. Eine positionsgenaue, maschinenlesbare Rechnung kann nur entstehen, wenn die zugrundeliegenden Prozesse strukturierte Daten liefern.

Konkret betrifft das vor allem die Bestellkette:

• Preislogik: Wenn Kunden unterschiedliche Preise haben — Staffelpreise, Kundengruppen, Sonderkonditionen — muss diese Logik im System hinterlegt sein. Manuell „gemerkte" Sonderpreise und Excel-Listen nebenbei verursachen Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung, die bei strukturierten Rechnungen sofort auffallen.
• Bestelldaten: Was dein Kunde bestellt hat, muss positionsgenau auf der Rechnung landen. Je weiter Bestellannahme (Telefon, E-Mail, Fax) und Rechnungsstellung auseinanderliegen, desto mehr Übersetzungsarbeit — und desto mehr Fehlerquellen.

Die E-Rechnungspflicht ist damit ein guter Anlass, einen Schritt weiter zu denken: Wer ohnehin Prozesse anfassen muss, kann die Gelegenheit nutzen, auch den Vertrieb zu digitalisieren — also nicht nur die Rechnung, sondern gleich den gesamten Weg von der Bestellung bis zur Rechnung. Der Aufwand ist dann nicht größer, der Nutzen deutlich höher.

Zwei Wege, die Pflicht umzusetzen

ERP-getrieben: Das Bestellsystem liefert strukturierte Auftragsdaten, die Buchhaltung erstellt die E-Rechnung im ERP. Bewährter Weg für Unternehmen mit gewachsener ERP-Landschaft. Entscheidend ist, dass die Daten elektronisch fließen — nicht per Doppelerfassung.

Integriert: Ein System deckt Bestellung und Rechnung ab. Die E-Rechnung entsteht direkt aus den Bestelldaten — ohne Schnittstellen, automatisch konsistent. Für mittelständische Händler ohne komplexes ERP meist der schnellere Weg. Was ein B2B-Onlineshop auf dem integrierten Weg kostet, haben wir hier durchgerechnet.

Kontorly verfolgt den integrierten Ansatz: Kundengruppen und Staffelpreise sind Kernfunktionen, Bestellungen laufen digital, und E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) entstehen direkt aus den Bestelldaten. Wenn deine Geschäftskunden nicht nur Rechnungen empfangen, sondern selbst in einem Bestellportal bestellen sollen, ist das der konsistente Weg.

Checkliste: Was du jetzt tun solltest

1. Empfang prüfen: Kann deine Buchhaltung ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien verarbeiten? Am besten mit einer echten Testdatei prüfen.
2. Eigene Frist bestimmen: Lag dein Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt für dich der 1.1.2027. Ansonsten der 1.1.2028 — plane trotzdem mit Puffer.
3. Bestellprozesse auditieren: Wie bestellen deine Kunden heute? Wo stehen die Preise? Antworten wie „Excel", „Telefon" oder „kennt der Vertrieb" zeigen dir die Umstellungsfelder.
4. Architektur entscheiden: ERP-getrieben oder integriert — beides funktioniert, aber die Entscheidung sollte bewusst fallen, bevor die Frist drängt.

FAQ

Ab wann genau gilt die E-Rechnungspflicht?

Für den Empfang seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung ab dem 1. Januar 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab dem 1. Januar 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja, ab 2028 ohne Ausnahme. Kleine Unternehmen haben für die Ausstellung lediglich bis Ende 2027 länger Zeit.

Was ist eine E-Rechnung genau?

Eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung nach EN 16931 — als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML). Ein einfaches PDF genügt nicht.

Wer stellt die E-Rechnung aus — mein Shop oder meine Buchhaltung?

Das ist nicht vorgeschrieben. In der Praxis rechnet meist das ERP bzw. die Buchhaltung. Wichtig: Die Bestelldaten müssen strukturiert an die Rechnungsstellung übergeben werden. Ein System, das beides abdeckt, erspart den Schnittstellenaufwand.

Was passiert bei Verstößen?

Rechnungen, die keine E-Rechnung sind, können ordnungswidrig sein — Bußgelder bis 5.000 € pro Rechnung sind möglich. Beim Empfänger kann zudem der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Gilt die Pflicht auch für B2C-Verkäufe?

Nein, Verkäufe an Privatverbraucher sind ausgenommen. Viele Händler stellen trotzdem um, um Prozesse zu vereinheitlichen.

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Dieser Artikel basiert auf dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG) und den offiziellen FAQ des Bundesfinanzministeriums. Rechtsverbindlich sind Gesetz und BMF-Schreiben — für den Einzelfall konsultiere deinen Steuerberater.