ZUGFeRD vs. XRechnung: Der Unterschied einfach erklärt

Zwei Formate, ein Ziel: die elektronische Rechnung. Trotzdem verwechseln viele Händler ZUGFeRD und XRechnung miteinander — oder schlimmer, halten sie für konkurrierende Standards, von denen man nur einen brauchen kann. In Kundengesprächen hören wir dieselbe Frage fast wöchentlich: „Reicht nicht ZUGFeRD? Wofür gibt es dann noch XRechnung?" Die Antwort ist einfacher als gedacht.

Die Kurzantwort

ZUGFeRD und XRechnung sind keine Konkurrenten, sondern zwei Wege, dieselbe europäische Norm (EN 16931) umzusetzen. ZUGFeRD packt die Rechnungsdaten als XML in eine PDF-Datei — Mensch und Maschine können dieselbe Datei lesen. XRechnung ist ein reines XML-Format und in Deutschland Pflicht, wenn du an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) fakturierst. Im B2B darfst du ab der E-Rechnungspflicht 2027/2028 grundsätzlich beide verwenden.

Was ZUGFeRD ist

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" — ein Name, den nur Bürokraten schöner finden können. Technisch ist es ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten eingebettet ist. Öffnest du die Rechnung im PDF-Viewer, siehst du das gewohnte Rechnungsbild. Fütterst du sie in ein Buchhaltungssystem, liest das Programm den XML-Anhang aus — Zeile für Zeile, Betrag für Betrag, ohne Tipparbeit.

Eine Datei, zwei Leser. Das ist der eigentliche Clou, und der Grund, warum ZUGFeRD im deutschen B2B zum De-facto-Standard geworden ist: Du verschickst eine Datei, die jeder Mensch öffnen kann, und die trotzdem maschinenlesbar ist.

Wichtig zu wissen: Nicht jede ZUGFeRD-Version erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Erst ab Version 2.0.1 gilt das Format laut Bundesfinanzministerium als umsatzsteuerlich anerkannt. Innerhalb von ZUGFeRD gibt es außerdem Profile (Minimum, Basic, EN 16931, Extended), die bestimmen, wie viele Datenfelder geliefert werden. Für die E-Rechnungspflicht brauchst du mindestens das Profil EN 16931. Ältere 1.x-Versionen, die noch in manchen Systemen stecken, reichen nicht.

Nebenbei: Seit Version 2.0 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Wer französische Kunden hat, verschickt also faktisch dasselbe Format — nur unter anderem Namen.

Was XRechnung ist

Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der europäischen Norm EN 16931 — konkret eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification). Das bedeutet: Sie nimmt die europäischen Vorgaben und ergänzt sie um deutsche Pflichtfelder. Das bekannteste ist die Leitweg-ID, mit der Behörden eine Rechnung intern zuordnen.

Anders als ZUGFeRD ist die XRechnung ein reines XML-Format. Es gibt kein menschenlesbares Rechnungsbild — die Daten liegen nur strukturiert vor. Anschauen tut sich eine XML-Datei niemand freiwillig; verarbeiten dafür umso besser.

Verwaltet wird der Standard von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards des Bundes. Und hier kommt die Pflicht ins Spiel: Seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die an Bundesbehörden liefern, XRechnungen erstellen können. Die Länder sind schrittweise gefolgt. Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, kommt an der XRechnung also nicht vorbei — ZUGFeRD allein reicht dort nicht. Die Fristen der E-Rechnungspflicht betreffen dabei längst nicht nur Behördenlieferanten: Ab 2027 steigen Umsatzstarken ein, ab 2028 alle.

Der Vergleich auf einen Blick

Welches Format brauchst du?

Die Faustregel ist simpel:

• Du fakturierst an Unternehmen (B2B): ZUGFeRD ist dein Format. Es ist in den gängigen Buchhaltungssystemen die Standardeinstellung, und deine Kunden bekommen eine Datei, die sie öffnen und archivieren können, ohne Spezialsoftware.
• Du fakturierst an öffentliche Auftraggeber (B2G): XRechnung, Punkt. Die Leitweg-ID des Auftraggebers gehört ins Dokument, und das Format muss den KoSIT-Vorgaben entsprechen.
• Du machst beides: Brauchst du auch — aber jedes moderne Fakturierungssystem erstellt beide Formate aus denselben Daten. Es ist ein Export-Schalter, kein Prozess.

Beispiel aus der Praxis: Ein Maschinenbauer liefert Werkzeuge an zwei Kunden: an einen mittelständischen Handwerksbetrieb und an das Stadtwerk. Für den Handwerker geht eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail raus — PDF öffnen, prüfen, buchen. Für das Stadtwerk erzeugt dasselbe System eine XRechnung mit Leitweg-ID, hochgeladen über dessen Rechnungseingangsportal. Ein Datenstamm, zwei Formate, null Mehraufwand nach der Ersteinrichtung.

Was viele übrigens übersehen: Die E-Rechnungspflicht ab 2027 betrifft die Ausstellung, nicht das Format im Detail. Sowohl ZUGFeRD (ab 2.0.1) als auch XRechnung erfüllen die Anforderungen — die Pflicht schreibt dir nicht eines der beiden vor, sondern nur, dass überhaupt ein elektronisches Format rausgeht. Welches, entscheidet der Empfänger bzw. die Vereinbarung mit ihm.

Was das für deinen Shop bedeutet

Wenn dein Onlineshop Bestellungen von Geschäftskunden abwickelt, gehört die Rechnung mit ins Bild — auch wenn die finale Fakturierung oft im Buchhaltungssystem oder ERP läuft. Relevant wird die Shop-Seite der Kette vor allem für die Datenqualität: Kundendaten, Umsatzsteuer-IDs, Bestellpositionen sauber zu führen, ist die halbe E-Rechnung.

Kontorly ist eine deutsche B2B-E-Commerce-Plattform (SaaS) für Onlineshops mit Staffelpreisen, Kundengruppen und direkten Bestellungen von Geschäftskunden — Made in Germany, aus Hamburg. Rechnungsdaten fließen bei unseren Kunden direkt in die Weiterverarbeitung, ZUGFeRD ist als Standard integriert. Wer zusätzlich an Behörden liefert, ergänzt die XRechnung im Fakturierungssystem seiner Wahl — die Datenbasis stimmt dann schon.

Noch mehr Hintergrund zur Timeline der Pflicht — Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2027 über 800.000 € Umsatz, ab 2028 für alle — haben wir in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027 aufbereitet.

FAQ

Ist ZUGFeRD oder XRechnung besser?

Keins von beiden ist „besser" — sie lösen unterschiedliche Fälle. ZUGFeRD ist im B2B-Handel der praktischste Standard (eine Datei für Mensch und Maschine), XRechnung ist bei Behörden Pflicht. Die meisten Systeme beherrschen beide.

Muss ich ab 2027 XRechnung verschicken?

Nein. Die E-Rechnungspflicht ab 2027 schreibt ein elektronisches Format vor, nicht ein bestimmtes. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und XRechnung erfüllen beide die Anforderungen. XRechnung-Pflicht bleibt auf Rechnungen an öffentliche Auftraggeber beschränkt.

Kann eine Rechnung beides sein, ZUGFeRD und XRechnung?

Ja, technisch existiert das ZUGFeRD-Referenzprofil „XRechnung", das beide Welten verbindet. In der Praxis verschickt man aber meist entweder oder — je nach Empfänger.

Was kostet die Umstellung?

Für Bestandssysteme ist die Umstellung meist ein Update plus Konfiguration, keine Neuanschaffung. Wer Rechnungen noch manuell in PDF erstellt, sollte 2026 nutzen, um Fakturierung und Shop-Datenfluss einmal sauber aufzusetzen.